Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f. medlems- och samarbetspartnerregistrets dataskyddsbeskrivning
Datum för uppgörande: 22.5.2018
1. Den registeransvarige
Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f., fo-nummer 0669952-9, Fänriksgatan 4, 06100 Borgå
2. Kontaktperson för registerärenden och dennes kontaktuppgifter
Leif Rikberg, leif.rikberg@akilles.fi, puh. 0401833008
3. Registrets namn
Register över medlemar och samarbetspartners
4. Ändamål med behandling av personuppgifter
Behandlingen av uppgifter för föreningens medlemmar grundar sig på Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f.:s berättigade intresse dvs. medlemskap i föreningen. Syftet med behandlingen av personuppgifterna är:
• Att upprätthålla medlemsregister enligt Föreningslagen.
• Skötsel av medlemsärenden, som information, kommunikation, belöning, tävlingsverksamhet, hantering av medlemsavgifter samt disciplinära åtgärder.
• För att arrangera fritidssysselsättning, olika evenemang samt diskussions- och skolningstillfällen.
• För att utveckla, uppgöra statistik och rapportera om.
Behandlingen av funktionärernas (inkl.. lagledare, instruktörer, tränare, informatör) uppgifter grundar sig på Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f.:s berättigade intresse dvs. överenskommet samarbete.
Behandlingen av samarbetspartners uppgifter grundar sig på avtal eller Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f:s. berättigade intresse (direktmarknadsföring) och syftet med personuppgifterna är att sköta, utveckla och statistikföra samarbetet mellan Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f:s och samarbetspartners.

1. Registrets datainnehåll och grupper för de registrerade Registret innehåller följande personuppgifter över föreningens medlemmar:
   • Personuppgifter som krävs av paragraf 11 i Föreningslagen dvs. medlemmens namn och hemort. • Medlemmens födelsetid. • Vad gäller minderåriga o Nödvändigt godkännande av vårdnadshavaren till t.ex. medlemskap, publicering av uppgifter som hör ihop med fritidssysselsättningen och utnyttjande av tjänster. o Minderårigas vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter (adress, e-postadress och telefonnummer)
   • Uppgifter som hör ihop med medlemskapet, såsom medlemsnummer, medlemstyp, uppgifter som hör ihop med medlemsavgifter och annan fakturering. • Kontaktuppgifter (postadress, e-postadress, telefonnummer) • Fotografi • Uppgifter som hör ihop med deltagande i medlems- och fritidsverksamheten samt diskussions- och utbildningsverksamhet.
   • Övriga personuppgifter som den registrerade själv överlåtit
   Registret innehåller följande personuppgifter över funktionärernas:
   • Kontaktuppgifter (postadress, e-postadress, telefonnummer) • Uppgifter som hör ihop med fakturor • Fotografi • Uppgifter som hör ihop med deltagande fritidsverksamheten samt diskussions- och utbildningsverksamhet.
   Registret innehåller följande personuppgifter över företags och förenignars beslutsfattare och kontaktpersoner: • namn, titel, företag, postadress, e-postadress, telefonnummer
2. Regelmässiga uppgiftskällor Personuppgifter fås av den registrerade själv t.ex. då denne går med i som medlem eller under tiden för medlemskapet eller samarbetet. Medlem är skyldig att meddela förändrade uppgifter till Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f..
3. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändande av uppgifter utanför EU eller EES Personuppgifter överlåts normalt vidare, och de flyttas inte utanför EU och ETA-området. Den registeransvarige använder en utomstående tjänsteleverantörs (Taikala Oy, myClub-palvelu) elektroniska medlemsservice, med vilket den registeransvarige administrerar medlems- och samarbetspartnerregistret, fakturering, anmälning till aktiviteter, anskaffning av licenser och försäkringar, närvarouppföljning och medlemskommunikation.
4. Principerna för skyddet av registret och förvaringstid för uppgifter Registret förvaras i ett låst utrymme och det är skyddat med lösenord. Tillgång till registrets uppgifter har bara angivna personer i den omfattning som deras arbetsuppgifter förutsätter. Uppgifterna i registret sparar så länge som de behövs för att förverkliga registrets ändamål. • Funktionärernas uppgifter sparas sparas i 10 år eller så länge som uppgifterna kan behövas för t.ex.historieskrivning • Föreningsmedlemmarnas personuppgifter sparas i 10 år eller så länge som uppgifterna kan behövas för t.ex.historieskrivning • Företags och föreningars beslutsfattares och kontaktpersoners personuppgifter sparas så länge de behövs för fakturering, sponsorering och samarbete. I annat fall uppdateras personuppgifterna. myClub-tjänstens (www.myclub.fi) uppgifter är sparade i en databasserver. Tillgång till servern fordras användar-ID och lösenord samt adressen till databasservern. Uppgifterna som finns i myClub-tjänsten finns i ett låst och bevakat utrymme och de sparade uppgifterna är säkrade genom dubbel säkerhetskopiering av databasen, som är starkt krypterat.
   Tillträde till myClub-tjänsten förutsätter inmatning av användar-ID och lösenord. Användar-ID och lösenord är starkt krypterade och enbart den registrerade känner till. All datatrafik i systemet är SSL-skyddat.
5. De registrerades rättigheter Rätt att få åtkomst till och rätt att kräva rättelse av uppgift. Den registrerade har rätt att granska sina uppgifter som är sparade i personregistret och har rätt att kräva korrigering av felaktiga uppgifter och radering av uppgifterna. Begäran som gäller ärendet bör lämnas skriftligt till kontaktpersonen som finns nämnd i punkt 2. Andra rättigheter: Den registrerade har i enlighet med dataskyddsförordningen (f.o.m. 25.5.2018) rätt att motsätta sig eller begära begränsning i behandlingen av sina uppgifter och göra klagomål till övervakningsmyndigheten om behandlingen av personuppgifterna.

Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f. jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 22.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f., y-tunnus 0669952-9, Vänrikinkatu 4, 06100 Porvoo
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Leif Rikberg, leif.rikberg@akilles.fi, puh. 0401833008
3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f. oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f.:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f:n. oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f:n. yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

1. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
   • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka • Jäsenen syntymäaika • Alaikäisen jäsenen osalta
   o Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen o Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) • Valokuva • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
   • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) • Laskuihin liittyvät tiedot • Valokuva • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä: • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
2. Säännönmukaiset tietolähteet Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Borgå Akilles – Porvoon Akilles r.f..
3. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
4. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
   Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
   • Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään 10 vuotta tai niin kauan kun tiedot tarvitaan esim. historiankirjoitusta varten. • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään 10 vuotta tai niin kauan kun tiedot tarvitaan esim. historiankirjoitusta varten. • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään. myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
5. Rekisteröidyn oikeudet Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
   Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
   Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.